D’une soirée au théâtre à une expérience client parfaite
Au cœur du Stadsschouwburg se trouve Zindering, un restaurant de théâtre où presque chaque soirée est une question de timing. Les clients arrivent, dînent, puis doivent être installés à temps dans la salle pour leur spectacle. Pour Rutger, responsable d’équipe, cela signifie une chose : tout doit être parfaitement coordonné.
Rutger : « La plupart des gens arrivent entre cinq et six heures et veulent être dans la salle juste avant 20:00. Nous avons une courte plage d’ouverture et devons donc travailler avec une très grande efficacité. » Dans ce contexte, visibilité, maîtrise et planification sont essentielles. C’est pourquoi Zindering utilise Guestplan depuis plus de dix ans.
Le défi : beaucoup de clients, peu de temps
Lors d’une soirée moyenne, Zindering accueille des dizaines de clients dans un temps limité. Comme environ 95% des clients réservent, une vision fiable de l’affluence attendue est cruciale pour planifier les effectifs et préparer la cuisine.
Rutger : « Nous sommes ouverts environ trois heures et voulons, dans ce temps, servir trois plats à cent personnes sans qu’elles aient l’impression de devoir se dépêcher. »
L’équipe doit aussi tenir compte des besoins alimentaires, des allergies, des modifications de réservations et du flux continu de clients arrivant juste avant le début d’une représentation.
La solution : anticiper pour un service serein
Pour Rutger, la force de Guestplan réside surtout dans la visibilité qu’il offre en amont : « Guestplan m’aide beaucoup, avant le service, à bien évaluer comment la soirée va se dérouler », explique-t-il.
Grâce à la visibilité en temps réel sur les réservations, l’équipe sait clairement combien de clients sont attendus, à quels moments l’affluence sera la plus forte et où une attention supplémentaire sera nécessaire. Cela apporte une meilleure planification, mais surtout de la sérénité.
Plus de temps pour les clients
Pour Rutger, l’hospitalité concerne avant tout les personnes, pas les logiciels : « Ce que j’aime le plus dans mon travail, ce sont les collègues et les visiteurs. Les gens viennent passer une belle soirée, et elle commence au restaurant. »
C’est précisément pour cela qu’il apprécie que Guestplan prenne en charge les tâches opérationnelles. Rutger : « Pouvoir simplement voir quelle sera l’affluence me donne le temps de faire le reste de mon travail, d’aller en salle et de servir mes clients. C’est, au fond, la force de Guestplan. »
En consacrant moins de temps à l’administration et au contrôle, l’équipe peut se concentrer sur l’essentiel : l’expérience client.
Une base fiable pour chaque soirée
Ce que Rutger apprécie le plus ? Que Guestplan fasse tout simplement ce qu’il doit faire. Rutger : « C’est un outil qui fait ce qu’il doit faire, et j’apprécie beaucoup cela. »
Il cite aussi la transparence des réservations comme un avantage important. Les modifications restent toujours consultables, ce qui permet à l’équipe de retrouver rapidement ce qui a changé et qui l’a modifié.
L’avenir : du système de réservation à l’infrastructure de l’hospitalité
Guestplan joue déjà un rôle important dans le fonctionnement de Zindering, mais Rutger voit aussi des possibilités pour l’avenir. Il s’attend à ce que les logiciels de réservation deviennent de plus en plus le point central rassemblant les informations clients, les allergies, les systèmes de caisse et les autres processus opérationnels. Cela crée une source d’information fiable et commune pour toute l’équipe du restaurant.
Mais, selon lui, la mission principale reste la même : « Je pense que la tâche principale est de nous libérer des préoccupations. » Et c’est exactement ce que Guestplan apporte aujourd’hui à Zindering : sérénité, visibilité et maîtrise aux moments où cela compte vraiment. La technologie reste ainsi en coulisses, tandis que l’équipe en salle se consacre à l’essentiel : offrir une belle soirée aux clients.
