Alla Brasserie e al Restaurant Abshoven, carta millimetrata, matite e gomme sono state sostituite dal sistema digitale di prenotazione dei tavoli di Guestplan, seguito dal sistema di prenotazione online. Con grande soddisfazione: «Guestplan si distingue per la sua semplicità e logica.»
La Brasserie e il Restaurant Abshoven, l’accogliente attività di ristorazione di Tessa e Bram Vos, si trovano in un’antica chiesa di un monastero nel Limburgo meridionale. Gli ospiti possono venire per torte fatte in casa, pranzo, high tea, cena e un’atmosfera piacevole. «Accogliamo gruppi numerosi e molti clienti abituali del quartiere», racconta Tessa. Lei e suo fratello Bram hanno iniziato l’avventura imprenditoriale otto anni fa. «E sta andando davvero bene: siamo passati da 160 posti, tra interno ed esterno, a 270.»
«Siamo passati da 160 posti, tra interno ed esterno, a 270 posti.»
ASSEGNAZIONE AUTOMATIZZATA DEI TAVOLI
Qualche anno fa, il numero crescente di ospiti, dovuto in parte all’apertura anche serale del locale, ha messo alla prova il sistema di prenotazione da cui dipendeva l’organizzazione di Tessa: «Prima organizzavo i tavoli con carta millimetrata, matite e gomme, ma naturalmente non era più possibile. Anche perché molti ospiti hanno richieste particolari: un tavolo alto, vicino alla porta, con il cane, e così via. Così, circa cinque anni fa siamo passati al sistema digitale di gestione dei tavoli di Guestplan. Molto più efficiente: vediamo a colpo d’occhio quali tavoli sono occupati e fino a che ora. E possiamo semplicemente trascinare le prenotazioni, è come giocare a Tetris.»
Grazie alla facilità d’uso di Guestplan, Tessa affida volentieri il sistema al personale: «Prima dovevano guardare il registro e decidere a quale tavolo sistemare gli ospiti, ora è tutto automatizzato. Ci sono anche profili diversi. Per esempio, io posso personalizzare tutto e decidere quali applicazioni ogni collaboratore può usare.»
Da due anni Tessa usa anche il sistema di prenotazione online di Guestplan, che collega le prenotazioni effettuate dal sito al sistema di prenotazione. Racconta: «Ora almeno l’85% delle prenotazioni avviene online, il che ci risparmia molte telefonate. Un ulteriore vantaggio è che gli ospiti possono indicare le preferenze per il tavolo e le esigenze alimentari. Ricevono anche una notifica se il tavolo è disponibile solo fino a una certa ora. Questa opzione integrata mi ha convinta. Voglio essere sicura che il tavolo torni disponibile.»
Insomma, Tessa è piena di elogi per la sua esperienza con Guestplan. «Ora abbiamo una maggiore occupazione dei tavoli e una pianificazione del personale più efficiente. Il sistema è semplice e logico, e offre tantissime possibilità.» Per sfruttare tutte queste possibilità, l’imprenditrice del Limburgo contatta spesso il servizio assistenza di Guestplan. Ride: «Li chiamo regolarmente, mi conoscono bene. Per fortuna sono sempre pronti a rispondere alle mie domande.» E per quanto riguarda il costo? «Guestplan è molto conveniente, soprattutto rispetto a ciò che ci offre!»
