Over Restaurant Vuur
Midden in de Baarse Bossen ligt Restaurant Vuur: een restaurant met een moderne, culinaire keuken en een huiselijke sfeer. Het restaurant serveert klassieke Franse gerechten met een moderne toets en biedt gasten daarnaast de mogelijkheid om vergaderingen, lunches, diners en teamactiviteiten te combineren op één locatie.
Iris Otten is Sales & Marketing Manager bij Restaurant Vuur en werkt inmiddels drie jaar bij het restaurant. Voor Vuur draait goede gastvrijheid vooral om luisteren naar de wensen van de gast en daar een passend arrangement of programma op afstemmen.
Otten: “Voor ons is dat luisteren naar de wensen van de gast. Wat zoekt iemand precies? Wat vindt de gast belangrijk en wat zijn de verwachtingen? Door daar goed op in te spelen, kunnen we een passend arrangement of programma samenstellen dat goed aansluit bij de wensen.”
Uitdaging: overzicht houden in een complexe werking
Bij Restaurant Vuur reserveert gemiddeld 75% van de gasten vooraf, terwijl 25% spontaan binnenkomt. Inzicht in de reservaties is daarom belangrijk voor de hele werking: van keuken en aankoop tot personeelsplanning.
Otten: “Op basis van het aantal reserveringen maakt de keuken zijn mise en place. Ook stemmen we de planning van het personeel hierop af. Het is voor ons daarom belangrijk om vooraf te weten wat we kunnen verwachten. Bij groepen en partijen vinden we het belangrijk aandacht te steken in de gekozen menu’s en arrangementen. Het helpt ons keukenteam met de voorbereidingen en zorgt voor een soepelere planning en doorstroming op de avond zelf.”
Oplossing: overzicht en controle met Guestplan
Guestplan vormt een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werking. Voor Iris zit de belangrijkste waarde in het overzicht: “Guestplan geeft ons controle, rust en overzichtelijke planning over de avond. Een stukje vertrouwen dus.”
Het team ziet snel hoeveel gasten er komen, wanneer ze aankomen en welke wensen of dieetvoorkeuren bekend zijn.
Belangrijke onderdelen voor Restaurant Vuur zijn:
- Overzicht van reservaties: inzicht in het aantal gasten en aankomsttijden
- Gastprofielen en notities: eerdere bezoeken, voorkeuren en dieetwensen
- Voorbereiding van groepen: vooraf beschikbare informatie, zoals menuvoorkeuren
- Voorschotten: Vuur gebruikt voorschotten voor feestdagen, bijzondere evenementen en thema-avonden.
Gastgegevens: van reservatie naar relatie
Restaurant Vuur heeft veel terugkerende gasten uit de omgeving en bedrijven die regelmatig terugkomen. Persoonlijke herkenning speelt daarbij een belangrijke rol.
Guestplan helpt het team daarbij. Wanneer een bekende gast belt, kan Iris zien hoe vaak die persoon eerder bij Vuur is geweest en welke informatie uit eerdere bezoeken beschikbaar is.
Otten: “Wanneer gasten telefonisch een reservering maken, kan ik eerdere gastgegevens terugzien. Bijvoorbeeld hoe vaak ze bij ons zijn geweest en welke allergieën of voorkeuren ze hebben. Ik stem mijn telefoongesprek daar regelmatig op af, wat bijdraagt aan een persoonlijkere service.”
Verbonden gastvrijheid: systemen die samenwerken
Naast Guestplan werkt Vuur onder andere met MICE Operations en Lightspeed. De systemen zijn momenteel nog niet gekoppeld, maar Iris ziet veel waarde in een toekomst waarin verschillende gespecialiseerde systemen met elkaar samenwerken.
“Het idee van een connected hospitality-ecosysteem spreekt mij erg aan: niet één systeem dat alles doet, maar verschillende systemen die goed met elkaar samenwerken en informatie met elkaar delen”, aldus Otten.
Voor Vuur is dat relevant omdat Iris regelmatig tussen verschillende systemen moet schakelen. Een betere verbinding tussen systemen kan daarmee direct tijd en handmatig werk besparen.
De toekomst: technologie die ruimte maakt voor gastvrijheid
Ook AI ziet Iris als een ontwikkeling die een steeds grotere rol kan spelen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch verwerken van telefonische reservaties of het eenvoudig aanpassen van reservaties.
Voor Restaurant Vuur draait technologie uiteindelijk niet om technologie zelf. Het gaat erom dat de werking goed georganiseerd is, zodat het team zich kan richten op de gast.
Conclusie: meer controle, meer ruimte voor gastvrijheid
Restaurant Vuur laat zien dat een reservatie veel verder gaat dan alleen het vastleggen van een tafel. De informatie die vooraf beschikbaar is, vormt een belangrijke basis voor de werking én de gastrelatie.
Met Guestplan heeft het team meer inzicht in wat er tijdens een service te verwachten is, terwijl gastinformatie helpt om terugkerende gasten te herkennen en persoonlijker te bedienen.
Zo ontstaat er achter de schermen meer overzicht en controle — en voor het team meer ruimte voor waar gastvrijheid uiteindelijk om draait: aandacht voor de gast.
