À propos de Restaurant Vuur
Situé dans la forêt de Baarse Bos, Restaurant Vuur associe une cuisine moderne et raffinée à une atmosphère chaleureuse et conviviale. Le restaurant propose des classiques de la cuisine française revisités et permet à ses clients de réunir réunions, déjeuners, dîners et activités d’équipe en un seul lieu.
Iris Otten est responsable commerciale et marketing chez Restaurant Vuur, où elle travaille depuis trois ans. Pour Vuur, un accueil de qualité commence par l’écoute des clients et la création d’une formule ou d’un programme adapté à leurs besoins.
Otten : « Pour nous, il s’agit d’écouter les souhaits du client. Que recherche-t-il exactement ? Qu’est-ce qui compte pour lui et quelles sont ses attentes ? En y répondant, nous pouvons élaborer une formule ou un programme qui correspond vraiment à ses besoins. »
Le défi : garder une vue d’ensemble sur une activité complexe
Chez Restaurant Vuur, environ 75 % des clients réservent à l’avance, tandis que 25 % viennent spontanément. Une vision claire des réservations est donc essentielle à l’ensemble de l’activité, de la cuisine aux achats en passant par la planification du personnel.
Otten : « La cuisine organise sa mise en place en fonction du nombre de réservations. Nous adaptons aussi le planning du personnel en conséquence. Il est donc important pour nous de savoir à l’avance à quoi nous attendre. Pour les groupes et les événements, nous accordons également une attention particulière aux menus et aux formules choisis par les clients. Cela aide notre équipe en cuisine à se préparer et facilite la planification et le déroulement du service tout au long de la soirée. »
La solution : une vision claire et une meilleure maîtrise avec Guestplan
Guestplan joue un rôle important dans l’activité quotidienne de Restaurant Vuur. Pour Iris, sa principale valeur réside dans la vue d’ensemble qu’il offre : « Guestplan nous apporte de la maîtrise, de la sérénité et une vision claire de la soirée. Cela nous donne confiance. »
L’équipe voit rapidement combien de clients sont attendus, à quelle heure ils arriveront et quelles préférences ou exigences alimentaires ont été enregistrées.
Les principales fonctionnalités de Guestplan pour Restaurant Vuur sont les suivantes :
- Vue d’ensemble des réservations : visibilité sur le nombre de clients et leurs heures d’arrivée
- Profils clients et notes : visites précédentes, préférences et exigences alimentaires
- Préparation de l’accueil des groupes : accès à l’avance à des informations telles que les préférences de menu
- Acomptes : Vuur demande des acomptes pour les jours de fête, les événements spéciaux et les soirées à thème.
Les données clients : de la réservation à la relation
Restaurant Vuur accueille de nombreux habitués des environs, ainsi que des entreprises qui reviennent régulièrement. Le fait de reconnaître personnellement les clients joue un rôle important dans ces relations.
Guestplan aide l’équipe à intégrer cette reconnaissance à l’expérience client. Lorsqu’un habitué appelle, Iris peut voir combien de fois il est déjà venu chez Vuur et quelles informations sont disponibles sur ses visites précédentes.
Otten : « Lorsque les clients réservent par téléphone, je peux consulter les informations de leurs précédentes visites. Par exemple, le nombre de fois où ils sont venus et leurs allergies ou préférences. J’adapte régulièrement ma conversation en fonction de ces informations, ce qui contribue à un service plus personnalisé. »
Un accueil connecté : des systèmes qui travaillent ensemble
En plus de Guestplan, Vuur utilise notamment MICE Operations et Lightspeed. Ces systèmes ne sont pas encore connectés, mais Iris voit un réel intérêt à ce que différents systèmes spécialisés puissent fonctionner ensemble à l’avenir.
« L’idée d’un écosystème connecté dans la restauration me plaît beaucoup : pas un seul système qui fait tout, mais différents systèmes qui fonctionnent bien ensemble et partagent leurs informations », explique Otten.
Cette perspective est particulièrement pertinente pour Vuur, car Iris passe régulièrement d’un système à l’autre. De meilleures connexions entre ces systèmes pourraient directement réduire le temps consacré à ces tâches et le travail manuel nécessaire.
L’avenir : une technologie qui laisse plus de place à l’accueil
Iris considère également l’IA comme une évolution qui pourrait jouer un rôle de plus en plus important. Elle évoque notamment le traitement automatique des réservations téléphoniques ou la simplification des modifications de réservation.
Pour Restaurant Vuur, la technologie n’est finalement pas une fin en soi. L’objectif est de bien organiser l’activité pour permettre à l’équipe de se concentrer sur le client.
Conclusion : plus de maîtrise, plus de place pour l’accueil
Restaurant Vuur montre qu’une réservation va bien au-delà du simple fait de retenir une table. Les informations disponibles à l’avance constituent une base importante tant pour l’organisation du service que pour la relation client.
Avec Guestplan, l’équipe sait mieux à quoi s’attendre pendant un service, tandis que les informations clients l’aident à reconnaître les habitués et à leur offrir un accueil plus personnalisé.
En apportant une vision plus claire et une meilleure maîtrise en coulisses, Guestplan laisse à l’équipe plus de place pour ce qui est au cœur de l’accueil : l’attention portée au client.
