Acerca de Restaurant Vuur
Situado en los bosques de Baarse Bos, Restaurant Vuur combina una cocina moderna y cuidada con un ambiente cálido y acogedor. El restaurante sirve platos clásicos franceses con un toque moderno y ofrece a los clientes la posibilidad de combinar reuniones, almuerzos, cenas y actividades de equipo en un mismo lugar.
Iris Otten es responsable de ventas y marketing de Restaurant Vuur y lleva tres años trabajando en el restaurante. Para Vuur, una buena atención empieza por escuchar a los clientes y crear una propuesta o un programa que se ajuste a sus necesidades.
Otten: «Para nosotros se trata de escuchar lo que quiere el cliente. ¿Qué busca exactamente? ¿Qué le importa y cuáles son sus expectativas? Al tenerlo en cuenta, podemos crear una propuesta o un programa que se ajuste de verdad a sus necesidades».
El reto: mantener una visión de conjunto en una actividad compleja
En Restaurant Vuur, alrededor del 75% de los clientes reserva con antelación, mientras que el 25% llega sin reserva. Por eso, tener información clara sobre las reservas es importante para toda la actividad, desde la cocina y las compras hasta la planificación del personal.
Otten: «La cocina prepara la mise en place en función del número de reservas. También planificamos el personal en consecuencia. Por eso es importante para nosotros saber de antemano qué podemos esperar. Para los grupos y los eventos, también prestamos mucha atención a los menús y las propuestas que han elegido los clientes. Esto ayuda a nuestro equipo de cocina a prepararse y facilita la planificación y el servicio a lo largo de la velada».
La solución: visión de conjunto y control con Guestplan
Guestplan desempeña un papel importante en la actividad diaria de Restaurant Vuur. Para Iris, su mayor valor está en la visión de conjunto que proporciona: «Guestplan nos da control, tranquilidad y una visión clara de la velada. Nos transmite confianza».
El equipo puede ver rápidamente cuántos clientes se esperan, cuándo llegarán y qué preferencias o necesidades alimentarias se han registrado.
Entre las principales funciones de Guestplan para Restaurant Vuur se encuentran:
- Vista general de las reservas: información sobre el número de clientes y las horas de llegada
- Perfiles de clientes y notas: visitas anteriores, preferencias y necesidades alimentarias
- Preparación para grupos: acceso anticipado a información como las preferencias de menú
- Anticipos: Vuur utiliza anticipos para días festivos, eventos especiales y noches temáticas.
Datos de los clientes: de la reserva a la relación
Restaurant Vuur recibe a muchos clientes habituales de la zona, además de empresas que regresan con regularidad. Reconocer personalmente a los clientes tiene un papel importante en esas relaciones.
Guestplan ayuda al equipo a incorporar ese reconocimiento a la experiencia del cliente. Cuando llama un cliente habitual, Iris puede ver cuántas veces ha visitado Vuur y qué información hay disponible de sus visitas anteriores.
Otten: «Cuando los clientes hacen una reserva por teléfono, puedo consultar sus datos de visitas anteriores. Por ejemplo, cuántas veces han venido y qué alergias o preferencias tienen. A menudo adapto la conversación a esa información, lo que contribuye a un servicio más personal».
Hostelería conectada: sistemas que trabajan juntos
Además de Guestplan, Vuur utiliza sistemas como MICE Operations y Lightspeed. Actualmente estos sistemas no están conectados, pero Iris ve un gran valor en un futuro en el que distintos sistemas especializados puedan trabajar juntos.
«La idea de un ecosistema de hostelería conectado me atrae mucho: no un único sistema que lo haga todo, sino distintos sistemas que trabajen bien juntos y compartan información», afirma Otten.
Esto es especialmente relevante para Vuur, porque Iris pasa con frecuencia de un sistema a otro. Una mejor conexión entre esos sistemas podría reducir directamente el tiempo necesario y el trabajo manual.
El futuro: tecnología que deja más espacio para la atención al cliente
Iris también considera que la inteligencia artificial es un avance que podría desempeñar un papel cada vez más importante. Algunos ejemplos son la gestión automática de las reservas telefónicas o una mayor facilidad para modificar reservas.
Para Restaurant Vuur, la tecnología no es un fin en sí mismo. Se trata de organizar bien la actividad para que el equipo pueda centrarse en el cliente.
Conclusión: más control, más espacio para la atención al cliente
Restaurant Vuur demuestra que una reserva va mucho más allá de asegurar una mesa. La información disponible con antelación constituye una base importante tanto para la actividad como para la relación con el cliente.
Con Guestplan, el equipo tiene una visión más clara de lo que puede esperar durante el servicio, mientras que la información sobre los clientes ayuda a reconocer a quienes regresan y a ofrecer un servicio más personal.
Al aportar una visión de conjunto y más control entre bastidores, Guestplan deja al equipo más espacio para lo que realmente importa en la hostelería: dedicar atención al cliente.
