A proposito di Restaurant Vuur
Immerso nei boschi del Baarse Bos, Restaurant Vuur unisce una cucina moderna e ricercata a un’atmosfera calda e familiare. Il ristorante propone piatti classici francesi rivisitati in chiave moderna e offre agli ospiti la possibilità di combinare riunioni, pranzi, cene e attività di gruppo in un unico luogo.
Iris Otten è responsabile vendite e marketing di Restaurant Vuur e lavora nel ristorante da tre anni. Per Vuur, una buona ospitalità inizia dall’ascolto degli ospiti e dalla creazione di un pacchetto o di un programma adatto alle loro esigenze.
Otten: «Per noi si tratta di ascoltare ciò che desidera l’ospite. Che cosa cerca esattamente? Che cosa conta per lui e quali sono le sue aspettative? Tenendone conto, possiamo creare un pacchetto o un programma che risponda davvero alle sue esigenze».
La sfida: mantenere una visione d’insieme in un’attività complessa
Al Restaurant Vuur, circa il 75% degli ospiti prenota in anticipo, mentre il 25% arriva senza prenotazione. Avere un quadro chiaro delle prenotazioni è quindi importante per tutta l’attività, dalla cucina e dagli acquisti alla pianificazione del personale.
Otten: «La cucina organizza la mise en place in base al numero di prenotazioni. Su questa base pianifichiamo anche il personale. Per noi è quindi importante sapere in anticipo che cosa aspettarci. Per i gruppi e gli eventi prestiamo particolare attenzione anche ai menu e ai pacchetti scelti dagli ospiti. Questo aiuta il team di cucina a prepararsi e rende più fluide la pianificazione e il servizio durante la serata».
La soluzione: visione d’insieme e controllo con Guestplan
Guestplan svolge un ruolo importante nelle attività quotidiane di Restaurant Vuur. Per Iris, il suo valore principale sta nella visione d’insieme che offre: «Guestplan ci dà controllo, tranquillità e un quadro chiaro della serata. Ci trasmette fiducia».
Il team può vedere rapidamente quanti ospiti sono attesi, quando arriveranno e quali preferenze o esigenze alimentari sono state registrate.
Le principali funzionalità di Guestplan per Restaurant Vuur includono:
- Panoramica delle prenotazioni: informazioni sul numero di ospiti e sugli orari di arrivo
- Profili degli ospiti e note: visite precedenti, preferenze ed esigenze alimentari
- Preparazione per i gruppi: accesso anticipato a informazioni come le preferenze relative ai menu
- Acconti: Vuur richiede acconti per festività, eventi speciali e serate a tema.
I dati degli ospiti: dalla prenotazione alla relazione
Restaurant Vuur accoglie molti ospiti abituali della zona, oltre ad aziende che tornano regolarmente. Riconoscerli personalmente ha un ruolo importante in queste relazioni.
Guestplan aiuta il team a rendere questo riconoscimento parte dell’esperienza dell’ospite. Quando un ospite abituale chiama, Iris può vedere quante volte è già stato da Vuur e quali informazioni sono disponibili sulle visite precedenti.
Otten: «Quando gli ospiti prenotano per telefono, posso consultare le informazioni delle visite precedenti. Per esempio, quante volte sono stati da noi e quali allergie o preferenze hanno. Spesso adatto la conversazione a queste informazioni, contribuendo a un servizio più personale».
Ospitalità connessa: sistemi che collaborano
Oltre a Guestplan, Vuur utilizza sistemi come MICE Operations e Lightspeed. Al momento questi sistemi non sono collegati, ma Iris vede un grande valore in un futuro in cui diversi sistemi specializzati possano lavorare insieme.
«L’idea di un ecosistema di ospitalità connessa mi piace molto: non un unico sistema che fa tutto, ma diversi sistemi che collaborano bene e condividono informazioni», afferma Otten.
Questo è particolarmente rilevante per Vuur, perché Iris passa regolarmente da un sistema all’altro. Collegamenti migliori tra questi sistemi potrebbero ridurre direttamente il tempo necessario e il lavoro manuale.
Il futuro: tecnologia che lascia più spazio all’ospitalità
Iris considera anche l’intelligenza artificiale uno sviluppo che potrebbe avere un ruolo sempre più importante. Tra gli esempi ci sono l’elaborazione automatica delle prenotazioni telefoniche e la possibilità di modificare più facilmente le prenotazioni.
Per Restaurant Vuur, in definitiva, la tecnologia non è un fine in sé. Serve a organizzare bene l’attività, affinché il team possa concentrarsi sull’ospite.
Conclusione: più controllo, più spazio all’ospitalità
Restaurant Vuur dimostra che una prenotazione va ben oltre la semplice assegnazione di un tavolo. Le informazioni disponibili in anticipo costituiscono una base importante sia per l’attività sia per la relazione con l’ospite.
Con Guestplan, il team ha un quadro più chiaro di ciò che lo aspetta durante il servizio, mentre le informazioni sugli ospiti aiutano a riconoscere chi ritorna e a offrire un servizio più personale.
Offrendo una visione d’insieme e più controllo dietro le quinte, Guestplan lascia al team più spazio per ciò che conta davvero nell’ospitalità: dedicare attenzione all’ospite.
