Über Restaurant Vuur
In den Wäldern von Baarse Bos verbindet Restaurant Vuur eine moderne, gehobene Küche mit einer warmen, gemütlichen Atmosphäre. Das Restaurant serviert französische Klassiker mit einer modernen Note und bietet seinen Gästen die Möglichkeit, Besprechungen, Mittagessen, Abendessen und Teamaktivitäten an einem einzigen Ort zu verbinden.
Iris Otten ist für Vertrieb und Marketing bei Restaurant Vuur verantwortlich und arbeitet seit drei Jahren im Restaurant. Für Vuur beginnt gute Gastfreundschaft damit, den Gästen zuzuhören und ein Angebot oder Programm zusammenzustellen, das ihren Wünschen entspricht.
Otten: „Für uns geht es darum, auf die Wünsche des Gastes zu hören. Was sucht jemand genau? Was ist dem Gast wichtig und welche Erwartungen hat er? Wenn wir darauf eingehen, können wir ein Angebot oder Programm zusammenstellen, das wirklich zu seinen Bedürfnissen passt.“
Die Herausforderung: Überblick in einem komplexen Betrieb behalten
Bei Restaurant Vuur reservieren rund 75 % der Gäste im Voraus, während 25 % spontan vorbeikommen. Ein klarer Überblick über die Reservierungen ist deshalb für den gesamten Betrieb wichtig, von der Küche und dem Einkauf bis zur Personalplanung.
Otten: „Die Küche richtet ihre Mise en Place nach der Anzahl der Reservierungen aus. Auch unsere Personalplanung stimmen wir darauf ab. Deshalb ist es für uns wichtig, im Voraus zu wissen, was uns erwartet. Bei Gruppen und Veranstaltungen achten wir außerdem besonders auf die Menüs und Angebote, die unsere Gäste gewählt haben. Das hilft unserem Küchenteam bei der Vorbereitung und sorgt für eine reibungslosere Planung und einen besseren Serviceablauf am Abend.“
Die Lösung: Überblick und Kontrolle mit Guestplan
Guestplan spielt im täglichen Betrieb von Restaurant Vuur eine wichtige Rolle. Für Iris liegt der größte Nutzen im Überblick, den das System bietet: „Guestplan gibt uns Kontrolle, Ruhe und einen klaren Überblick über den Abend. Das gibt uns Sicherheit.“
Das Team sieht schnell, wie viele Gäste erwartet werden, wann sie ankommen und welche Vorlieben oder Ernährungsbedürfnisse hinterlegt sind.
Zu den wichtigsten Guestplan-Funktionen für Restaurant Vuur gehören:
- Reservierungsübersicht: Einblick in die Anzahl der Gäste und ihre Ankunftszeiten
- Gästeprofile und Notizen: frühere Besuche, Vorlieben und Ernährungsbedürfnisse
- Vorbereitung auf Gruppen: Informationen wie Menüwünsche bereits im Voraus einsehen
- Anzahlungen: Vuur nutzt Anzahlungen für Feiertage, besondere Veranstaltungen und Themenabende.
Gästedaten: Von der Reservierung zur Beziehung
Restaurant Vuur hat viele wiederkehrende Gäste aus der Umgebung sowie Unternehmen, die regelmäßig zurückkommen. Gäste persönlich wiederzuerkennen, spielt in diesen Beziehungen eine wichtige Rolle.
Guestplan hilft dem Team, dieses Wiedererkennen zu einem Teil des Gästeerlebnisses zu machen. Wenn ein wiederkehrender Gast anruft, kann Iris sehen, wie oft er bereits bei Vuur war und welche Informationen aus früheren Besuchen vorliegen.
Otten: „Wenn Gäste telefonisch reservieren, kann ich ihre bisherigen Gästeinformationen einsehen. Zum Beispiel, wie oft sie schon bei uns waren und welche Allergien oder Vorlieben sie haben. Ich passe mein Gespräch regelmäßig an diese Informationen an, was zu einem persönlicheren Service beiträgt.“
Vernetzte Gastfreundschaft: Systeme, die zusammenarbeiten
Neben Guestplan nutzt Vuur unter anderem MICE Operations und Lightspeed. Diese Systeme sind derzeit noch nicht miteinander verbunden. Iris sieht jedoch großes Potenzial in einer Zukunft, in der verschiedene spezialisierte Systeme zusammenarbeiten können.
„Die Idee eines vernetzten Gastronomie-Ökosystems spricht mich sehr an: kein einzelnes System, das alles macht, sondern verschiedene Systeme, die gut zusammenarbeiten und Informationen austauschen“, sagt Otten.
Für Vuur ist das besonders relevant, weil Iris regelmäßig zwischen verschiedenen Systemen wechselt. Bessere Verbindungen zwischen diesen Systemen könnten unmittelbar Zeit und manuelle Arbeit sparen.
Die Zukunft: Technologie, die mehr Raum für Gastfreundschaft schafft
Auch KI sieht Iris als eine Entwicklung, die eine immer größere Rolle spielen könnte. Beispiele sind die automatische Verarbeitung telefonischer Reservierungen oder einfachere Änderungen an Reservierungen.
Für Restaurant Vuur ist Technologie letztlich kein Selbstzweck. Es geht darum, den Betrieb gut zu organisieren, damit sich das Team auf den Gast konzentrieren kann.
Fazit: Mehr Kontrolle, mehr Raum für Gastfreundschaft
Restaurant Vuur zeigt, dass es bei einer Reservierung um viel mehr geht, als nur einen Tisch zu sichern. Die im Voraus verfügbaren Informationen bilden eine wichtige Grundlage für den Betrieb und die Beziehung zum Gast.
Mit Guestplan weiß das Team besser, was es während eines Services erwartet. Gleichzeitig helfen die Gästeinformationen dabei, wiederkehrende Gäste zu erkennen und persönlicher zu betreuen.
Indem Guestplan hinter den Kulissen für mehr Überblick und Kontrolle sorgt, gewinnt das Team mehr Raum für das, worauf es bei Gastfreundschaft letztlich ankommt: dem Gast Aufmerksamkeit zu schenken.
