In de Waag in Amsterdam is wat mede-eigenaresse Priscilla den Ouden een klassiek grand café noemt. Het café ligt aan de levendige Nieuwmarkt en is gevestigd in een sprookjesachtig monument uit de 15e eeuw. Ook binnen is de sfeer bijzonder. “We draaien bijvoorbeeld geen muziek; je hoort hier alleen het geluid van de horeca. En de zaak wordt verlicht door 300 kaarsen”, vertelt Den Ouden.
Die unieke locatie betekent ook dat ze graag werkt met partijen die daarbij aansluiten. Zo gebruikt ze Guestplan, een online reserveringssysteem dat ze naar eigen wens kan inrichten: “Andere systemen maken bijvoorbeeld automatisch een tafelindeling. Dat doen we liever zelf, want alleen wij weten waar het beste licht is of welke tafel op welk moment het efficiëntst is.”
IN ÉÉN OOGOPSLAG
Naast In de Waag runt Den Ouden nog twee zaken: Ode aan de Amstel, een fine-diningrestaurant in Amsterdam, en Tijn Akersloot, een grote strandtent in Zandvoort. Voor alle drie gebruikt ze Guestplan. “Met zo’n druk leven is het fijn om binnen te komen en in één oogopslag te zien wat er speelt. Guestplan houdt het eenvoudig en overzichtelijk. Tegelijkertijd biedt het systeem veel mogelijkheden, zoals tafelnummers een kleur geven en tags toevoegen voor belangrijke informatie: bijvoorbeeld het gekozen menu en drankarrangement van een groep, de afgesproken betaalwijze en uitzonderingen.”
PRIVACYSCHERM
De lijnen met Guestplan zijn volgens Den Ouden kort: “Ze denken enorm met ons mee. Ik wilde bijvoorbeeld de beveiliging van onze gegevens in het reserveringssysteem verbeteren. We ontvangen hier veel groepen toeristen, vaak internationaal. De reisleiders kijken in de zaak regelmatig met ons mee op de tablet, maar die gegevens zijn niet voor hun ogen bedoeld.”
“Op ons verzoek ontwikkelde Guestplan het privacyscherm: een nieuwe functie die het scherm na enkele seconden laat vervagen om de privacy van onze gasten beter te beschermen. Heel praktisch.”
Wat biedt Guestplan Den Ouden nog meer? “Rust in de communicatie met elkaar en met onze gasten. Tijdens het terrasseizoen willen gasten bij Ode aan de Amstel bijvoorbeeld buiten eten. In de bevestigingsmail kunnen we aangeven dat we bij mooi weer buiten een tafel voor ze vrijhouden. Ook kunnen gasten na een online reservering zelf wijzigingen doorgeven en annuleren. Deze functies maken het systeem heel gebruiksvriendelijk. En het bespaart veel telefoontjes en kostbare personeelstijd.”
